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19 de abril de 2012

CADENA DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS.

Que deberíamos conocer para garantizar la Integridad, Conservación y Confidencialidad de nuestros documentos en manos de Terceros.

LA CADENA DE CUSTODIA DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO.

Actualmente en habitual que las organizaciones en mayor o menos medida identifican sus riesgos, amenazas y vulnerabilidades para establecer las medidas más oportunas para reducir las incertidumbres que se producen en las distintas parcelas de actuación de las mismas.

En una de estas parcelas en las que continúan al día de hoy habiendo graves carencias es la gestión de los documentos que pasan a los archivos de las entidades que los producen. Podríamos analizar multitud de situaciones, a cual más pintoresca y peregrina, provocada a su vez por una falta de conocimientos de los conceptos básicos, o una falta en la aplicación de modernos procesos y herramientas de gestión documental. Vamos a centrarnos brevemente en uno de estos elementos, la llamada CADENA DE CUSTODIA DOCUMENTAL.

Dicho concepto se refiere a la gestión de los documentos de archivo, a las actividades y medios empleados en el tratamiento o transporte dichos fondos documentales, preferentemente en soporte papel, y que se realizan de forma que se garantice la Integridad, Conservación y Confidencialidad de los mismos.

La obligación para la articulación y cumplimiento de las medidas que nos preserven las tres premisas citadas, viene definida en el REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA LOPD y recae la responsabilidad en el Encargado de Tratamiento, Responsables de Ficheros o de Tratamiento (Art. 79), pudiéndose producir en varios escenarios:

  1. Elaboradas las medidas por un Tercero ajeno a la organización, que es el Encargado del Tratamiento.
  2. Elaboradas y aprobadas por la Dirección de la organización, e impuestas a un tercero Encargado del ratamiento.
  3. Elaboradas y aprobadas por la Dirección de la organización que es la que realiza el Tratamiento de la documentación.     

En todos estos casos la dirección de la organización titular de la documentación deberá conocer y aprobar las distintas medidas empleadas y que afectan a:

  • PROCESOS; En los que define los actores participantes en cada proceso y cada momento de los mismos, las medidas de seguridad tomadas así como los registros generados.
  • MEDIOS; Por parte de la dirección se deberá evaluar la identidad o adecuación técnica de los medios empleados, tanto si son equipos informáticos, locales, mobiliario, vehículos o cualquier otro medio material que parcial o completamente participe en el tratamiento o traslado de los documentos.
  • PERSONAL; Se deberá disponer por parte del titular de la documentación de pruebas fehacientes de su capacitación profesional conforme al puesto que desempeñan, del conocimiento de sus responsabilidades, cláusulas de deber y secreto.

Si por parte de la dirección de la organización se asuma en mayor o menor medida las presentes cautelas, redundará en una mayor o menor fiabilidad en el tratamiento y traslados de los documentos, garantizando la Integridad, Confidencialidad y Conservación de los documentos y reduciendo este nido de incertidumbres.

 


Empresa: JANO; ARCHIVOS GESTIÓN S.L.
Más información: http://www.janodoc.com/
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