OpenKM

OpenKM es una de las aplicaciones de software de referencia en el mundo de la gestión documental. Para conocer con más detalle qué ofrece a sus usuarios, hablamos con su CEO, Gaspar Palmer.

¿Cuáles fueron los orígenes de la empresa?

Desde su origen en 2005, OpenKM siempre ha destacado en el mercado por ser una aplicación web de gestión documental que utiliza estándares y tecnologías “Open Source”. Pero también por adaptarse a las necesidades de cada uno de sus clientes y a su problemática respecto a la gestión documental en la empresa.
En 2004, la mayoría del equipo directivo de OpenKM trabajaba como desarrolladores y jefes de proyecto en una empresa de nuevas tecnologías especializada en código abierto y, a su vez, comercializadora de soluciones de gestión documental de tecnología propietaria. En aquellos tiempos, el coste de los productos de gestión documental sólo podía ser asumido por grandes empresas, así que tuvieron la idea de desarrollar un sistema de gestión del conocimiento “Open Source” que por sus características pudiera ser utilizado tanto por las grandes como por las pequeñas empresas, pero sin tener que asumir una gran inversión en su adquisición.
En 2005, aquella idea comenzó a ser una realidad al recibir fondos para su desarrollo por parte del gobierno español a través del Programa Nacional de Tecnologías de Servicios de la Sociedad de la Información, que desembocó en la primera versión del producto, liberada en enero de 2007.
    

¿Qué balance hacen de estos años?

Desde el primer momento apostamos por ir lanzando nuevas versiones con nuevas funcionalidades. El desarrollo continuo del producto, la cercanía a los clientes y unos tiempos de respuesta rápidos fueron desde nuestros inicios considerados factores claves para lograr hacernos un hueco en el mercado. Aparecieron los primeros clientes (tanto nacionales como internacionales) y a partir de 2009 algunas grandes cuentas confían en nuestro producto y empezamos a desarrollar nuestra red de partners.
Nuestro esfuerzo empieza a ser reconocido, con premios tales como el segundo mejor proyecto empresarial del IE Business School y como mejor aplicación programa esencial para empresas del Portal Programas. También recibimos los contactos y felicitaciones de gigantes como Google y consultoras como Gartner.
A partir de 2011 y 2012, los años de la consolidación, OpenKM expandió su mercado a todos los continentes y hoy dispone de clientes en lugares tan dispares como Japón, Latinoamérica, Singapur o Australia. La aplicación es traducida a 35 idiomas y registra un promedio de 7.000 descargas mensuales a través de la Web, alcanzado más de 4.000 instalaciones en todo el mundo.
    

¿Cuál es la foto actual de la empresa?

Nuestra estructura está formada por un grupo de trabajadores afincados en España, Latinoamérica y Estados Unidos vinculados directamente con OpenKM, al que se suma una red internacional de partners y resellers extendida a nivel mundial para expandir el negocio y dar cobertura a los clientes internacionales.
    

¿Cuál es la propuesta de valor que ofrecen en materia de gestión documental?

Ofrecemos un software de gestión de documentos y registros electrónicos basado en tecnología open source, capaz de integrarse en cualquier suite software de cualquier organización para que nuestros clientes puedan crear un sistema de gestión documental sólido y fiable. Nuestra solución da cobertura tanto a organizaciones pequeñas y medianas sin personal IT propio, como a grandes corporaciones deslocalizadas geográficamente, a las que posibilita también el trabajo en remoto de sus plantillas, superando las limitaciones tradicionales.
Además, en OpenKM nos esforzamos en la mejora continua de nuestros productos y servicios para premiar la confianza depositada en nosotros por nuestros clientes. Aparte de ofrecer una detallada documentación y una potente API, OpenKM incluye una amplia oferta formativa, organizada por perfiles de usuarios, para garantizar un implementación óptima y maximizar el potencial del software para cada cliente.
    

¿A qué perfil de cliente se dirigen?

Partiendo de la idea de que toda organización necesita gestionar información –toda ella en forma de documento estructurado/no estructurado–, consideramos que cualquier entidad es susceptible de convertirse en cliente de nuestra solución de gestión documental. Ofrecemos OpenKM en distintos formatos (instalada en el servidor, software como servicio, plataforma como servicio) que se adaptan a cada tipo de cliente, por tamaño, sector de actividad y tipo de organización, ya sea privada o pública. En este sentido, hace años que somos proveedores de la junta de Andalucía y colaboramos en la gestión del archivo del Centro de Conservación y Restauración de Bienes Culturales de la Comunidad de Castilla y León, dos ejemplos de la apuesta de algunas comunidades por las soluciones desarrolladas en España.
    

¿Qué diferencia a OpenKM de sus principales competidores?

Con OpenKM la organización será siempre 100% no sólo poseedora de su información, si no propietaria de la misma. Otros proveedores de gestión documental, a la hora de desvincularse del software de gestión documental, crean dificultades a sus clientes para exportar su documentación (acceso en modo sólo lectura, imposibilidad de descargar el historial de los documentos, imposibilidad de exportar los metadatos creados en el sistema) que pueden ser superadas mediante pago al proveedor. La completa documentación incluida en el sistema de licencias de OpenKM capacita al cliente para ejercer no sólo la propiedad de su información, sino también su posesión sin dar explicaciones a terceros.
Además, con OpenKM Academy, buscamos proporcionar la mejor experiencia de usuario a todos los perfiles involucrados en el uso de OpenKM: usuarios finales, desarrolladores, administradores, consultores en gestión documental… También ofrecemos servicios de consultoría a medida.
    

¿Hay espacio para la innovación en un sector como este?

Sí, por supuesto. Como decía, dado que cualquier entidad es capaz de generar información y por lo tanto tener que administrarla y gestionarla, también es susceptible de incluir soluciones en materia de gestión documental. Actualmente los avances tecnológicos se producen a tal velocidad, que contactar con expertos en la materia es la mejor respuesta ante tal variedad de opciones que ofrece el mercado.
    

¿Cuáles son los planes de futuro de la empresa?

Continuar con nuestro servicio a la creciente cartera de clientes a nivel nacional e internacional. Mejorar la competitividad de nuestros productos y servicios mediante la reinversión en forma de desarrollo sobre nuestro software de gestión documental. Extender nuestra red nacional e internacional de colaboradores, a través nuestro programa de partenariado.